Trong quá trình quản lý nhân sự có không ít đơn vị đau đầu về vấn đề chấm công, tính lương, đào tạo, tuyển mới nhân viên,… Để giải quyết bài toán này, phần mềm nhân sự được nghiên cứu, đưa vào áp dụng giúp chuyên nghiệp hoá, quản lý hệ thống nhân sự hiệu quả hơn rất nhiều.
Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự
Có thể hiểu rằng, những ứng dụng công nghệ thông tin được tạo lập nhằm mục đích thực hiện các quy trình nhân sự tự động hoá được gọi là phần mềm nhân sự. Nhờ có những ứng dụng này mà những thao tác thủ công của con người được tối giản nhất có thể.
Không những thế, với những tính năng được tích hợp trong phần mềm, mỗi doanh nghiệp sẽ luôn phát triển, vươn lên một cách mạnh mẽ, mọi công việc được xử lý thông minh, nhanh chóng nhất. Những ứng dụng này hiện đang làm tốt vai trò quản lý các mảng tiền lương, tuyển dụng, quản lý và đánh giá nhân sự,…
Lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự
Có thể nói phần mềm quản lý nhân sự ra đời đã giúp hoàn thiện một cách trọn vẹn nhất, giải bài toán quản lý nhân sự cho mọi loại hình doanh nghiệp. Đồng thời, giúp tìm ra những tiềm năng nhân sự mà việc quản lý thủ công rất khó để phát hiện.
Nâng cao hiệu quả công việc
Song song cùng với sự cần thiết của phần mềm kế toán, phần mềm quản trị thì phần mềm nhân sự cũng góp phần quan trọng trong sự phát triển mỗi doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm sẽ đồng bộ, tích hợp dữ liệu tự động, nhanh chóng, không mất quá nhiều thời gian như các thao tác thủ công trước đây.
Ứng dụng phần mềm, nhà quản lý sẽ có cánh tay đắc lực, trợ giúp việc chấm công, tính lương quản lý nhân sự công ty vô cùng hiệu quả. Nhờ đó, đơn vị sẽ giảm bớt được nhân công, chi phí nhân sự,… Với một công ty tự động hoá các quy trình làm việc sẽ hiển thị một công ty chuyên nghiệp, tạo niềm tin vững bền cho người lao động.
Quản lý dữ liệu nhân sự
Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế giúp người dùng nhanh chóng truy cập được dữ liệu doanh nghiệp. Chính nhờ tính năng này, leader có thể phân quyền cho từng bộ phận/nhân viên truy cập vào bảng thông tin tương ứng, từ đó giúp kiểm soát tốt hơn. Theo nghiên cứu và đánh giá từ những đơn vị sử dụng, hệ thống cho ra kết quả chính xác, bảo đảm tính công bằng, minh bạch.
Phần mềm nhân sự nâng cao hiệu quả quản trị
Ứng dụng phần mềm vào quá trình hoạt động nhân sự, bạn sẽ giám sát được chặt chẽ thời gian làm việc nhân sự. Dễ dàng đánh giá được chất lượng, năng lực mỗi nhân viên.
Bảo mật tuyệt đối thông tin
Các phần mềm được thiết lập ra đều được mã hoá chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật toàn bộ thông tin doanh nghiệp. Các thông tin bảo mật được phân chia, cho phép người từng người dùng tra cứu thông qua phân quyền.
Các phân hệ chính trong phần mềm quản lý nhân sự
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm này trong hoạt động từ tuyển dụng cho đến đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Các tính năng bao gồm chấm công, ID vân tay, tính lương, báo cáo thông minh, quản lý lợi ích, quản lý hiệu suất…
Phần mềm nhân sự giúp xây dựng hồ sơ nhân viên
Toàn bộ những thông tin, database nhân sự như hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch, lịch sử công tác, mức lương thưởng, phạt, bảo hiểm xã hội,… sẽ được người dùng nhập liệu thông qua file MS Excel hoặc nhập trực tiếp vào hệ thống. Với phần mềm này, người quản lý sẽ có được tổng hợp quá trình làm việc của nhân viên trong khoảng thời gian trước và trong khi làm việc tại công ty, dễ dàng tra soát khi cần thiết.
Chấm công, tổng hợp ngày công
Phân hệ chấm công của một phần mềm nhân sự chuyên nghiệp trên thị trường cho phép kết nối, nhận dữ liệu vân tay, khuôn mặt, thẻ,… ở tất cả các máy chấm công. Không chỉ thế, phần mềm có khả năng setup, nhận biết ca làm việc linh hoạt, xử lý kết quả chấm công một cách tự động. Khi nhân sự quét vân tay thiếu, quẹt thừa, lệch dấu vân tay sẽ được đưa ra tín hiệu cảnh báo tức thời.
So với những phần mềm cũ, ít tính năng, ngày nay trên thị trường đã cho ra mắt nhiều phần mềm có phân hệ chấm công hiện đại hơn, người quản lý có thể quản lý từ xa, thông qua điện thoại, các web ứng dụng,… mà không nhất thiết phải truy cập máy chủ. Quản lý có thể giao việc online, tương tác nhanh chóng với nhân sự mà không cần phải có mặt trực tiếp.
Tính lương thưởng chính xác
Phân hệ tính lương được tích hợp đầy đủ trong phần mềm nhân sự. Tính năng này cho ra toàn bộ những thông số về lương cơ bản, lương khoản, thưởng năng suất, trợ cấp, phụ cấp, lương tháng 13, thu nhập cá nhân, thuế, khoản giảm trừ… nhanh chóng, chi tiết cho từng nhân viên. Người dùng chỉ cần cập nhật đầy đủ những quy định về tiền lương, các quy định về lương của doanh nghiệp,… phần mềm sẽ chạy, tính toán.
Giúp tra cứu dịch vụ cá nhân
Qua phần mềm này, doanh nghiệp vận hành có thể tương tác trực tiếp với từng nhân sự, lãnh đạo phòng ban, phân nhóm,… thông qua việc cài đặt app trên điện thoại. Nhân viên có thể truy cập, tra cứu tất cả những tin tức nội bộ, thông báo từ công ty,… thông qua app và tính năng được phân quyền. Người lao động nhanh chóng nhận được lịch làm việc, đăng ký tăng ca, xin nghỉ phép, theo dõi chấm công, xem phiếu tính lương của mình thông qua phần mềm.
Phần mềm nhân sự hỗ trợ tuyển dụng nhân sự
Giờ đây, doanh nghiệp bạn không cần phải lo lắng trong các khâu tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận hồ sơ, lưu trữ thông tin ứng viên khi đã có phần mềm nhân sự hiện đại. Mọi công việc tuyển dụng, xử lý thông tin như kế hoạch tuyển dụng, đăng tin, nhận hồ sơ và sàng lọc ứng viên, gửi thư mời phỏng vấn, gửi thư hồi đáp, thư mời nhận việc, thư cảm ơn,…
Cũng thông qua phần mềm này, nhà quản lý có thể lưu trữ hồ sơ ứng viên nộp vào. Nhờ đó mà nhà tuyển dụng có thể xử lý, rà soát lại các hồ sơ cho những đợt phỏng vấn sau này.
Xem thêm:
- Dữ liệu là gì và những cách chuẩn để phân tích chính xác?
- Access là gì? Tại sao nên lựa chọn sử dụng Microsoft Access?
Đào tạo nhân sự
Trong một tổ chức, việc đào tạo nhân sự luôn được quan tâm, chú trọng nhưng quy trình đào tạo vẫn là câu hỏi khó đối với nhiều doanh nghiệp. Với phân hệ đào tạo nhân sự trong các phần mềm hiện đại này, mọi vấn đề khó khăn đều được đưa ra lời giải một cách nhanh chóng.
Phần mềm sẽ tiếp nhận kế hoạch đào tạo từ quy định công ty đưa ra, yêu cầu đào tạo của những bộ phận, tạo lịch đào tạo, triển khai thực hiện chương trình theo kế hoạch, ghi nhận kết quả, đánh giá, báo cáo kết quả sau mỗi đợt đào tạo,… Thông qua đó, doanh nghiệp nhanh chóng kết xuất được danh sách nhân sự được đào tạo những như danh sách phải đào tạo lại gửi đến từng phòng ban, cá nhân,…
Như vậy, phần mềm nhân sự cơ bản đã giúp doanh nghiệp hoàn thiện được bộ máy tổ chức một cách chi tiết, nhanh chóng nhất. Qua từng thời gian, các phần mềm được nâng cấp, phục vụ tối đa nhu cầu của người sử dụng, của các doanh nghiệp. Là đơn vị hoạt động chuyên nghiệp, số lượng nhân viên đông, hướng tới sự phát triển mạnh mẽ trong tương lai, chắc chắn bạn không thể không kích hoạt hệ thống phần mềm với đầy đủ phần hành cho doanh nghiệp của mình.
