Phần mềm Asana là gì? Có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Với sự phát triển hiện nay, việc doanh nghiệp ứng dụng công nghệ phần mềm vào công việc đang rất phổ biến, trong đó có Asana. Vậy phần mềm Asana là gì và phần mềm Asana có lợi ích gì đối với doanh nghiệp? Hãy theo dõi bài viết này ngay để được giải đáp nhé!

I. Khái niệm

1. Asana là gì?

Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, quản lý các dự án thông minh. Người dùng có thể tạo dự án, phân công và sắp xếp các công việc cho đồng nghiệp khác, xác định thời hạn nhiệm vụ trong công việc. Đồng thời phần mềm còn bao gồm các công cụ báo cáo, tệp đính kèm, hình ảnh hoặc hơn thế nữa.

Phần mềm này mang đến cho người dùng sự hữu ích, thuận tiện trong việc quản lý công việc, cập nhật và kiểm soát tiến độ của mọi người trong nhóm một cách dễ dàng. Hơn hết, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ những nhiệm vụ, ý tưởng mới một cách thuận tiện nhất.

Có thể bạn quan tâm:

2. Đối tượng sử dụng

Phần mềm Asana phù hợp với đối tượng thuộc công ty có quy mô theo hình thức cộng tác liên chức năng hoặc là các công ty lớn khác. Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ cho những đối tượng cần phải tham gia nhiều dự án hoặc phòng ban khác nhau để quản lý công việc một cách dễ dàng.

3. Lịch sử hình thành

Lúc mới đầu, phần mềm được giám đốc kỹ thuật của Facebook – Dustin Moskovitz tạo ra và được đưa vào sử dụng với tư cách là một ứng dụng web giúp người dùng ở mỗi nhóm có thể tự nắm bắt và kiểm soát công việc kịp thời. Đồng thời, Asana còn giúp cho người dùng biết được đồng nghiệp đã thực hiện công việc được tới đâu để cùng nhau phân chia công việc giải quyết.

Tiếp đó vào đầu năm 2011 thì phần mềm được cải tiến thành ứng dụng công nghệ được dành cho việc quản lý dự án. Và đến năm 2012 thì Asana chính thức ra mắt phiên bản thương mại được dành cho doanh nghiệp. Lúc này, phần mềm được đưa vào để sử dụng được trên các thiết bị thuộc hệ điều hành Android và iOS.

Kể từ đó cho đến nay, phần mềm Asana đã tự chứng minh sự tiện ích, tính ứng dụng cao vào công việc để quản lý kịp thời những vấn đề cần được thực hiện. Cũng vào thời điểm công nghệ lên ngôi mà rất nhiều tập đoàn, công ty đã đưa phần mềm vào làm công cụ hỗ trợ cho các dự án nhỏ và lớn.

II. Ưu và nhược điểm của phần mềm Asana là gì

1. Ưu điểm

Tích hợp nhiều chế độ xem dự án: Phần mềm Asana được tích hợp nhiều chế độ bộ lọc trạng thái và hình thức khác nhau để người dùng có thể thực hiện quản lý công việc của bạn theo dạng bảng hoặc danh sách.

Thao tác trên các đầu việc trực quan: Phần mềm cho phép người dùng chia dự án thành những đầu việc nhỏ với đầy đủ tên người thực hiện, thời hạn hoàn thành, trình tự ưu tiên công việc thực hiện.

Và lúc này, khi một cá nhân trong dự án đánh dấu đã hoàn thành xong công việc thì hệ thống sẽ tự động gửi các thông báo đến với những thành viên còn lại. Lúc này, mọi người có thể vào xem, bình luận, tạo ghi chú, nhắn tin hoặc gửi file đính kèm trực tiếp ngay trên hệ thống.

Chuyển đổi đầu việc thành dự án nhanh chóng: Phần mềm hỗ trợ khả năng liên kết một đầu việc với nhiều dự án khác nhau mà không cần phải thực hiện việc sao chép. Trong quá trình sử dụng người dùng có thể chuyển đổi từ một task (đầu việc) thành một project (dự án) chỉ với một thao tác nhấp chuột.
Giao diện thân thiện cho phép người dùng tùy chỉnh: Phần mềm Asana có giao diện đơn giản, các chức năng và danh mục được phân bổ, tổng hợp rõ ràng để người dùng có thể thao tác được mượt mà, nhanh chóng và tiện lợi nhất.
Tạo các báo cáo tự động: Ở phiên bản miễn phí, phần mềm cung cấp cho người dùng biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report) nhằm cho biết số nhiệm vụ đã thực hiện hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Ngoài ra, các báo cáo thuộc chuyên sâu hơn sẽ được hoạt động ở phiên bản trả phí.
Tính bảo mật cao: Phần mềm được thiết kế đồng bộ với thời gian thực tế trên Calendar, hỗ trợ việc quản lý thời gian của bạn được định hướng rõ ràng. Mỗi dự án hoặc nhiệm vụ trên Asana sẽ được phân quyền riêng tư, có tính công khai chặt chẽ giúp tăng cường tính bảo mật cho hoạt động của công ty, doanh nghiệp.

2. Nhược điểm

Một nhược điểm mà phần mềm mang lại đó chính là chi phí sử dụng khá cao, bởi khi Asana cho phép người dùng sử dụng phiên bản miễn phí với những tính năng lập kế hoạch, cộng tác, báo cáo cơ bản,… nhưng lại chỉ giới hạn ở số lượng 15 thành viên. Và nếu muốn số lượng thành viên lớn hơn thì người dùng phải dùng phiên bản nâng cấp trả phí.

Tuy nhiên, nếu sử dụng phiên bản trả phí thì phần mềm sẽ mở thêm cho người dùng nhiều tính năng mới khác như thêm các trường tùy chỉnh cho dự án, tìm kiếm công việc nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho từng dự án, báo cáo nâng cao,…

Thế nên người dùng có thể thấy, để được sử dụng và trải nghiệm trọn vẹn các tính năng hữu ích của phần mềm thì các công ty, doanh nghiệp phải chịu một mức chi phí khá cao.

III. Bảng giá của phần mềm Asana

Tên gói	Giá thành
Basic	Miễn phí
Premium	250.000 VNĐ
Business	560.000 VNĐ

IV. Top 5 phần mềm tương tự Asana

1. Trello

Trello hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc mà bạn muốn thực hiện hoặc lên danh sách việc cần làm để trao đổi với đồng nghiệp nhằm nhận được bình luận, đóng góp ý kiến từ mọi người để hoàn thiện công việc hiệu quả. Thêm vào đó, người dùng có thể tùy chỉnh quy trình thực hiện công việc theo từng dự án khác nhau, phân công công việc cho bạn và đồng nghiệp dễ dàng.

Đồng thời, người dùng có thể thêm thời gian hoàn thành công việc và thiết lập cài đặt chuông thông báo nhắc nhở, hơn hết bạn có thể làm việc ngoại tuyến và các bảng sẽ được tự động đồng bộ khi có kết nối mạng cực kỳ tiện lợi.

2. Wework

Wework hỗ trợ quản lý công việc và dự án cho doanh nghiệp cực kỳ hiệu quả giúp quản lý linh hoạt công việc ngắn hạn hoặc dài hạn, dự án nội bộ hoặc cộng tác với khách hàng. Đồng thời, phần mềm còn chủ động cập nhật tiến độ mới của người dùng thường xuyên, hỗ trợ đưa ra những chiến lược phù hợp và hiệu quả thông qua các báo cáo.

Vì vậy, Wework hoàn toàn có khả năng tối ưu hiệu suất làm việc của người dùng bằng cách nâng cao hiệu quả cộng tác, để mang đến những trải nghiệm tuyệt vời và tốt nhất có thể.

3. ClickUp

ClickUp, phần mềm quản lý dự án và công việc mang đến cho người dùng tính năng lập kế hoạch các công việc cần thực hiện, quản lý dự án hoặc quản lý đội nhóm và cộng tác làm việc hiệu quả.

Đồng thời, người dùng có thể thêm bảng biểu đồ, tài liệu, lời nhắc, cuộc hội thoại, bảng tính,… hoặc xem hồ sơ của những người khác để biết công việc tiếp theo của họ cần phải làm gì nhằm mang đến sự rõ ràng trong các khâu xử lý công việc. Do đó, phần mềm mang lại sự tối ưu tuyệt vời cho những người thực hiện thuộc doanh nghiệp và công ty.

4. Monday.com

Monday.com là phần mềm quản lý công việc giúp vận hành các dự án và quy trình làm việc được dễ dàng, trơn tru hơn trong các khâu xử lý. Đặc biệt, phần mềm còn có sự đa dạng trong ứng dụng, hướng đến sự cộng tác, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự minh bạch về thông tin người dùng tuyệt vời.

Ngoài ra, Monday.com còn đáp ứng nhanh nhạy về sự thay đổi theo từng nhu cầu sử dụng của các công ty, doanh nghiệp với nhiều tính năng nâng cao.

Xem thêm:

5. MYXTEAM

MYXTEAM là phần mềm quản lý dự án, công việc và quản lý nhân viên hiệu quả. Người dùng có thể theo dõi công việc trực tuyến được bất cứ khi nào để thực hiện việc phân chia, theo dõi và kiểm soát công việc của các thành viên trong nhóm.

Thêm vào đó, người dùng còn có thể trao đổi trực tiếp ngay tại đầu mỗi công việc nhằm đảm bảo các thành viên đều có thể theo dõi các thông tin cập nhật mới. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện việc lập báo cáo kết quả ở mỗi tiến trình dự án và tiến độ công việc liên tục.

Trên đây là bài viết về phần mềm Asana là gì? Phần mềm Asana có lợi ích gì đối với doanh nghiệp. Nếu có thắc mắc gì bạn có thể để lại bình luận bên dưới để mình hỗ trợ nhé. Chúc các bạn thực hiện thành công.

Tổng hợp: phamemaz.net