Quản lý nhân sự bằng Excel là phương thức quản lý hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy bạn đã biết cách tạo lập và sử dụng một file quản lý nhân sự trên Excel chưa? Nếu chưa thì hãy cùng tìm hiểu cách tạo file cũng như lợi ích khi quản lý nhân sự trên Excel qua bài viết dưới đây nhé!
1. Hướng dẫn cách tạo file quản lý nhân sự bằng Excel
Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tạo file quản trị nhân sự bằng Excel.
1.1 Mẫu excel để quản trị nhân sự bao gồm những gì?
Mẫu excel quản trị nhân sự là nơi doanh nghiệp dùng để lưu trữ những thông tin liên quan đến vấn đề quản lý. Vì vậy, trong file mẫu quản trị nhân sự bằng Excel sẽ có những yếu tố sau:
- Sheet dữ liệu nhân sự của công ty.
- Sheet tổng hợp nguồn nhân lực.
- Sheet chứa thông tin về khen thưởng, kỷ luật.
- Sheet chứa thông tin điều chỉnh lương.
- Sheet thông tin về hợp đồng.
- Sheet chứa bản cam kết của hợp đồng lao động.
- Sheet chứa dữ liệu quyết định tăng lương.
1.2 Trọn bộ mẫu quản lý nhân sự bằng excel [bảng mới nhất]
Việc sử dụng Excel để quản trị nhân sự sẽ giúp công việc quản lý của doanh nghiệp hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phương pháp quản lý nhân viên bằng Excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng vì sự tiện lợi mà phương pháp này đem lại. Bạn có thể tại các bảng mẫu quản lý nhân sự trên Excel tại đây.
2. Lợi ích của việc sử dụng các file excel quản lý nhân sự
Excel không những giúp doanh nghiệp quản lý tốt nhân sự mà còn đem lại một số lợi ích như:
2.1 Thao tác đơn giản
Các thao tác trên Excel đều đơn giản, dễ dàng và phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm Excel rất phổ biến và có chi phí đầu tư rất thấp nên phương pháp này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý nhân sự.
2.2 Các biểu mẫu đa dạng
Các file quản trị nhân sự bằng Excel cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều form biểu mẫu đa dạng, phù hợp với các nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, bạn còn có thể tự tạo ra những form biểu mẫu bằng cách điều chỉnh, sắp xếp theo ý muốn để đáp ứng nhu cầu, sở thích của mình.
2.3 Dễ dàng sử dụng
File Excel cho phép bạn quản trị dữ liệu một cách dễ dàng trên hệ thống. Bên cạnh đó, Excel còn có khả năng giúp doanh nghiệp tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng. Hơn nữa, Excel quản trị nhân sự còn là phần mềm nhân sự miễn phí nên doanh nghiệp sẽ không phải trả bất kỳ chi phí nào khi sử dụng.
3. Hạn chế khi quản trị nhân sự bằng Excel
Bên cạnh những lợi ích khi quản trị nhân sự, Excel vẫn còn tồn tại một số hạn chế.
3.1 Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát
Trong quá trình quản lý nhân sự trên Excel, bạn sẽ phải sử dụng rất nhiều sheet khác nhau để quản lý các lĩnh vực. Điều này sẽ làm cho bạn mất nhiều thời gian để tạo lập cũng như chỉnh sửa. Hơn nữa, việc quản lý nhiều sheet cũng sẽ gây khó khăn trong vấn đề tổng kết, ra quyết định.
3.2 Độ bảo mật kém
Không giống như những phần mềm khác, Excel không có chế độ bảo mật nên rất dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Trường hợp người quản trị mất tài khoản sẽ có khả năng làm thông tin của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài. Thêm vào đó, nếu có nhiều người sử dụng chung biểu mẫu còn có thể gây ra tình trạng khó kiểm soát dữ liệu.
3.3 Không có khả năng tích hợp
Excel không có khả năng tích hợp với các phần mềm chuyên dụng dùng trong quản lý nhân sự. Điều này sẽ gây ra sự bất tiện trong công việc quản lý. Bên cạnh đó, việc Excel không có khả năng tích hợp còn làm tốn nhiều thời gian việc và giảm hiệu suất công việc.
3.4 Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp
Tuy Excel có khả năng chứa dữ liệu vô biên với hàng trăm, hàng nghìn dòng và các sheet nhưng phần mềm lại mang đến một thách thức lớn cho doanh nghiệp nếu muốn mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh đồng nghĩa với việc số lượng dữ liệu tăng lên, điều đó gây khó khăn cho người quản trị trong công tác sử dụng, quản lý.
Bài viết trên là tổng hợp tất cả thông tin về cách quản lý nhân sự bằng Excel và hạn chế khi quản lý nhân viên bằng phần mềm này.
